Uit Excel en mail naar een systeem dat klopt.
Studio Zakai bouwt en beheert maatwerksoftware voor kleine bedrijven: prijslijsten, offertes, facturen, deadlines en rapportages. Ik bouw het zelf, met AI als gereedschap, en test het op jullie echte voorbeelden. Daarna blijf ik het beheren. Eerste werkende versie binnen drie weken.
Vrijblijvend. Je neemt één proces mee dat je tijd kost, ik laat zien hoe het eruit komt te zien.
- Prijslijst leverancier 2027 ingelezenKlaar212 artikelen
- Offerte Jansen BV, 3 locatiesTer controleUit het eigen sjabloon
- Inkoopfactuur gekoppeld aan project 418GematchtMoneybird
- Verzekering verloopt over 14 dagenOpenTaak aangemaakt
- Weekrapport directieKlaarVerstuurd ma 07:00
Je bedrijf draait op spreadsheets, mailtjes en het geheugen van twee mensen.
Dat werkt, tot het niet meer werkt. Een prijslijst wordt verkeerd overgetypt. Een offerte gaat de deur uit met prijzen van vorig jaar. Een contract verloopt zonder dat iemand het zag. Standaardsoftware past niet op hoe jullie werken, en een IT-afdeling heb je niet.
Ik bouw wat er precies past: een eigen app of workflow rond de manier waarop jullie al werken. Geen nieuw platform waar het hele team op moet overstappen.
Van hoe jullie nu werken naar een systeem dat het overneemt.
Meekijken
Ik kijk mee met hoe het nu gaat en kies met jou één proces dat de meeste tijd kost. We spreken af wat “goed” is, met echte voorbeelden van jullie.
Bouwen en testen
Ik bouw de eerste werkende versie en draai hem naast jullie huidige manier. Jullie leggen de uitkomst naast de echte cijfers.
Beheren
Na de start blijf ik erbij: fouten oplossen, uitbreiden en in de gaten houden dat het blijft werken.
Eerst één proces. Pas als dat werkt, de volgende.
Gebouwd rond echt werk.
Marketingplatform voor 144.000 ondernemers
Lead-routing, campagnes, rapportages en de publicatie van de website op één eigen systeem met zes koppelingen.
9.844 documenten gelezen, 262 voorwaarden bewaakt
Een pijplijn leest contracten, rapporten en mails. Een tracker volgt de voorwaarden, een register de 7.000 klantcontracten.
| Voorwaarde | Deadline | Bron | Status |
|---|---|---|---|
| Kwartaalrapport lender Art. 21.3 | 30 apr | FA, p. 64 | Open |
| DSCR ≥ 1,20 Art. 23.1(a) | Elk kwartaal | Side letter 2 | Voldaan |
| Verzekeringscertificaat Schedule 6 | 15 mei | FA, p. 112 | Keuren |
| Milieurapport jaar 2 Art. 25.4 | 30 jun | E&S plan | Gepland |
790 leveranciers, 3.930 tarieven, één database
Prijslijsten van 790 leveranciers worden één database met 3.930 tarieven; offertes en betaalmomenten in één app.
| Leverancier | Artikel | 2026 | 2027 | Bron |
|---|---|---|---|---|
| Lake Naivasha Lodge Classic, 2 pers., p.p.p.n. | LNL-2p | 145,00 | 152,00 | |
| Amboseli Tented Camp Full board, 2 pers. | AMB-2p | 210,00 | 210,00 | |
| Transfer JKIA Per rit | TR-01 | 35,00 | 40,00 | xlsx |
| Diani Beach Resort Garden room, 2 pers. | DBR-2p | 160,00 | 168,00 |
Zes dingen die ik het vaakst bouw.
Prijslijsten en tarieven
Pdf's en Excels van leveranciers worden één database. Nooit meer overtypen.
Offertes en documenten
Een offerte, contract of bevestiging in minuten, uit jullie eigen sjabloon.
Facturen en betalingen
Inkoopfacturen gekoppeld aan projecten of orders, betaalmomenten bewaakt, koppeling met de boekhouding.
Deadlines en contracten
Vervaldata van contracten, vergunningen en verzekeringen in beeld, met een taak op tijd bij de juiste persoon.
Rapportages
Weekoverzicht of maandrapport komt vanzelf, uit de echte cijfers.
Koppelingen
Outlook, Google Workspace, ClickUp, Notion, boekhouding, Metabase. Ik praat met wat er al is.
Het systeem verstuurt of verwijdert nooit iets zonder dat iemand het goedkeurt. Jij blijft de baas.
Begin met één proces.
We kiezen het proces dat de meeste tijd kost. Binnen drie weken staat er een werkende versie die jullie naast de huidige manier kunnen leggen. Pas daarna beslis je over meer.
- Eerste proces
- vanaf EUR 3.500, werkend in drie weken
- Daarna beheer
- vanaf EUR 500 per maand, maandelijks opzegbaar
- Eén proces, vaste scope en prijs
- Werkende versie binnen 3 weken
- Getest op jullie eigen voorbeelden
- Daarna beheer per maand, maandelijks opzegbaar
Geen bureau. Eén bouwer.
Ik ben Justus Fokker. Oud-advocaat en directeur van De Zaak, een platform voor 144.000 ondernemers, waar ik de systemen achter marketing, sales en redactie zelf bouwde. Met Studio Zakai bouw ik hetzelfde voor kleine bedrijven in Nederland en Oost-Afrika. Ik werk vanuit Amsterdam en Nairobi.
- Jullie werkwijze is het uitgangspunt, niet de software.
- Niets gaat live zonder test op echte voorbeelden.
- Het systeem stelt voor, jij keurt goed.
Vragen
Wat kost het?
Eerste proces vanaf EUR 3.500, vaste scope en prijs. Beheer daarna vanaf EUR 500 per maand, maandelijks opzegbaar.
Hoe lang duurt het?
Week 1 kijk ik mee en kiezen we één proces. In week 2 en 3 bouw en test ik de eerste werkende versie naast jullie huidige manier.
Moet mijn team op nieuwe software over?
Nee. Ik bouw rond de manier waarop jullie al werken, met Excel, Outlook, WhatsApp of wat jullie nu gebruiken. Geen nieuw platform waar het hele team op moet overstappen.
Van wie zijn de code en de data?
Van jullie. De code en de data blijven van het bedrijf, ook als het beheer stopt.
Wat als je ziek bent of niet bereikbaar?
Alles wat ik bouw staat in jullie eigen omgeving, met documentatie en de code. Een andere ontwikkelaar kan het overnemen. Bij storingen reageer ik dezelfde werkdag.
Neem één proces mee dat je tijd kost.
Liever direct contact? justus@zakai.nl · WhatsApp